こんにちは、ゆづです。今週も結構な忙しさでした。最近は割り切って平日のブログ投稿は控えさせていただいております。今回は今週を通して仕事について感じた事を書いてみたいと思います。
今週は５件ほどの大きな案件を平行に進めつつ、３件ほど納め切る事が出来ました。納めるとは、ひとまずこちらの作業は終わりでお客様に手渡した状態の事で、おそらく使ってからのフィードバックがお客様から来ると思います。
概ね残業は日に２〜３時間といったところでしょうか。ある程度自分で加減をして切りのいいところで帰る事にしています。
そんな中で他の同僚の仕事ぶりや、電話口での会話、メーリングリストから回って来るメッセージなどを見ているうちに、自分がやっている仕事のやり方と大きく違うなぁと思いました。手前味噌な事をいうつもりではないのですが、正直に言うと
なんと効率の悪い仕事ばっかりしてるんだろうか
と、思い至った訳です。自分が思った悪い事例を挙げてみます。
１．連絡がいつも電話
これが一番課題だと思っている事で、ある営業担当者は「メールが苦手」という謎のポリシーで、どんなくだらない用事でも電話をかけてきます。例えば
「来週のアポイントって何時からだっけ？」
「来週報告する資料ってどこにアップされてたっけ？時間あるときに教えて？」
など。自分が非効率だと思っているのは、今すぐ答える必要の無い質問をわざわざ電話で聞いて来る事です。
うちの会社はＩＴ関連です。当然メールも整備されていますし、全社員携帯電話にメール転送する設定を義務づけられています。だからパソコンを開くまで閲覧できないという環境ではないのです。電話して来る本人もそうです。
１００歩譲って、自分が電話に出られたらその場で回答すれば良いですが、商談中や会議中で着信があって取れなかった時が一番厄介なのです。緊急なのかただの質問なのかがわからない。なぜか留守電も残さない。コールバックしたら電話に出ない。結局つながったら先述のようなくだらない質問。
もう良い事が全くないです。
電話をするときは緊急時や、数時間内に返事が欲しい場合のみに限定してほしい。
実はこういう迷惑な行為をする人が何人かいて、たいていはベテラン社員なんですね。ある一人になんでそんなにメールが嫌なのか聞いてみたんです。そしたら驚くべき答えが返ってきました。
「足がつくのが嫌やねん」 は？
昔から仕事をしているベテラン社員は、人と人とのつながりを意識して仕事をしているので、お客さんそれぞれとのつきあい方があるようです。その中には「まぁまぁ、僕と君の仲やから・・・」のような、若干グレーな仕事の仕方もあったようです。だからそういう雰囲気の仕事の仕方を継続している人はメールで記録が残るのが嫌な人がいる訳ですね。
全く納得のいかない理由なので、今すぐメールを使い始めるか退職するかどちらかにしてください。
改善：思い立ったらメールをする、早く答えが欲しいときだけ電話
２．事務仕事をまとめて後回し
社員個人の事務仕事が結構ありますよね、旅費の精算、勤怠の記録、定期券の申請、訪問報告書の作成などなど。皆さんも苦手なものが多いのではないでしょうか。
これは若手社員に多い事例なんですが、こういう事務仕事をいつも期限ギリギリまでやらない若手社員に「それっていつやってるの？」と聞くと「空いた時間に」と答えます「空いた時間って？」と聞くと「毎週の内勤日にやります」と答えます。
ここで私は若手社員は大きな勘違いをしていると感じました。
・事務仕事を全部まとめてひとくくりに考えている。
例えば旅費の精算。１日の行動をまとめて１回の精算をするんですが、若手社員は、「前回行った精算から今日までの精算」が一つの仕事と捉えているんですね。５営業日なら５日分の精算を一つの仕事と捉えている。本来なら１日分の精算なんて３分あれば終わるところが、５回分まとめたら１５分ですが、ここで大きな落とし穴があります。
・５日前に行った場所を思い出すのに時間がかかる
詳細に記録をつけていないと、私も５日前に行った場所なんて覚えてないです、それを思い出すのに５分かかります。つまりまとめてやろうとすると倍以上のロスタイムが発生する訳ですね。
なので、事務仕事のこつとしては「その日に発生した事案はその日のうちに片付ける」ことが実は一番効率が良いのですね。私の場合は、メインの仕事の息抜きに事務処理をするようにしてます。気分転換になります。
そんな合間時間もないような人はいずれ過労で死にます。
・改善：その日のうちに片付ける、毎日の空き時間を５分見つける。
３．定期的な報告資料の作り方が下手
先述の事務仕事の他に、定期的な会議があり、その報告資料を作る仕事もあります。また、週間報告書などもあります。それぞれのお客さんごとにやった仕事や、提案内容、受注の成果、トラブルなどを提携の報告ファイルにまとめる訳ですね。
このファイルを作るのがまた遅い人がいるんですね。前段の事務仕事の話にもかかる事ですが、「情報を探すのが下手」なんだと思うんですね。ベテラン社員は経験で仕事をする人が多くて、自身の能力は高いけれども大きな弱点があります。
・記録を残さない事。です。
さっきの電話とメールの関係の話もありましたが、自分がやった事、お客さんに言われた事、いちいち記録に取らないんですよね。もしくはメモ帳に取っているけど取った事を忘れているとか。
整然と記録を整理しておかないので、いざ定期報告書を作る際にはイチから言葉を選んで作り直す事になる訳です。
冷静に立ち返ってみてください。報告書っていうのは、あった事を報告する書類です。定期的に報告する書類なんですから、事前に流用できる情報は整備しておけば良いんだと思うんですよね。今や記録を取るツールは世間にあふれています。今見ているパソコンやスマホも記録媒体です。
会社から提供された報告書ファイルを開いて、文字を書かなければならないという固定観念が無いでしょうか？文字なんてどこで書いても一緒なんですから、私は以下のような事をしています。
・パソコンのOUTLOOK（メールソフト）のカレンダー機能にその日あった事を記録。これをスマホのカレンダーと同期。
・外出中は、同期されたスマホのカレンダーに気付いたときに追記。
・帰社したら報告書ファイルにコピペ、文書を校正。
ポイントはテキスト形式で書き込む事。そうすればどんなデバイスでも簡単にコピペできます。evernoteとか小難しいことはせんでも、文字を打つぐらい、会社員なら出来るでしょう？
改善：とにかくどこでも良いから記録を取りましょう
４．Excelの知識が貧相
これについては今すぐ実行できるような事ではないかもしれませんが、早く帰宅するためにはこれからは必須な知識だと思っています。
特に私の職場は本当によくExcelを使います。顧客への納品作業を効率化させるため、上司への報告などなど。
こういう職場なのに、こういう職場なのに！Excelが使えないやつが仕事してるんですよ！しかも俺より肩書きが上！
すみません、愚痴が入ってしまいました。昨日の夜もその人から電話が入ってきました。
「テキスト(*.TXT）ファイルをExcelで開きたいんだけど、教えて？」
Excel初心者ならいいですよ、別に丁寧に教えますよ。ただ、この人は本来なら知ってるはずなんです、このやり方を、研修でも教わったし、現場でも何度も教えてるんです。
今その電話口で発したその言葉をGOOGLEの検索ボックスに打ち込んでエンターキーを押してくれ。
こういう人は、知った事に対して応用を利かせる能力が無いので、ちょっとイレギュラーが起こったらまた電話してきます。一人では解決できないんです。でもExcelは味方に付けたら本当に効率化の手助けになります。
Excelの機能を知らない人が３時間かけてやる仕事は、Excelの機能を知っている人がやれば１０分で終わる事もあるレベルです。
私はExcel９７から慣れ親しんだ人間なので、Excelの良い部分も悪い部分も知っているつもりです。
私がExcelで一番お世話になったサイトをご紹介します。
http://www.moug.net
やりたいことを概ね逆引きで教えてくれますし、コミュニティもあります。VBA（マクロ）も教えてくれるので非常に便利です。
改善：ちょっと時間をかけてExcelを学んでみれば？
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